Ein Firmengedächtnis, das niemand von Hand pflegt

Zwei Gründer, ein Jahr Firmengeschichte, und das meiste davon in Köpfen, Postfächern und Gesprächsaufzeichnungen. Das fällt nicht sofort auf. Es fällt auf, wenn jemand fragt: Warum haben wir uns damals eigentlich dagegen entschieden? Und niemand die Begründung mehr zusammenbekommt, nur noch das Ergebnis.

1 Die Herausforderung

Die immer gleichen Fragen im Alltag:

• Was haben wir diesem Kunden zugesagt, und was ausdrücklich nicht?
• Warum haben wir ein Werkzeug wieder abgeschafft, das wir vorher eingeführt hatten?
• Auf welcher Grundlage steht eine Entscheidung, die vor sechs Wochen gefallen ist?
• Und die unangenehmste: Was davon war eine Entscheidung, und was war nur eine Meinung an einem Dienstag?

Ein Firmenwiki ist die naheliegende Antwort, und es ist die Antwort, die fast immer scheitert. Nicht am Anlegen, sondern an der Pflege: Der Aufwand wächst schneller als der Nutzen, irgendwann pflegt es keiner mehr, und ab da ist es eine Sammlung veralteter Aussagen, die niemand mehr wagt zu benutzen.

Diesen Fehlschlag haben wir selbst produziert, bevor wir das hier gebaut haben. Es gab schon einmal einen Wissensspeicher. Im Juli 2026 stellte sich in einem Gespräch heraus, dass einer der beiden Gründer sich an das Projekt nicht einmal mehr erinnerte. Eine Übernahme der alten Inhalte wurde abgelehnt. Das Ding war nicht kaputt, es war irrelevant geworden.

Die eigentliche Frage war deshalb nie, wie man ein Wiki anlegt. Sie war: Wer pflegt es, wenn es niemandem Spaß macht.

2 Die Lösung, Schritt für Schritt

Die Antwort auf die Pflegefrage steckt gleich im ersten Schritt: Der Mensch entscheidet, was hineinkommt, und die KI macht die Arbeit, die Menschen aufgeben. Ein Modell langweilt sich nicht, überspringt keinen Querverweis und fasst fünfzehn Dateien in einem Durchgang an.

1. Drei Schichten, drei klare Besitzer. Der Rohordner gehört dem Menschen und wird nie wieder verändert. Das Wiki gehört vollständig der KI, sie darf dort jede Seite umschreiben. Die Regeldatei darf sie nur mit ausdrücklicher Zustimmung anfassen. Wer diese drei Zeilen versteht, versteht das ganze System.
2. Der Mensch legt die Quelle hin, nichts sammelt sich von selbst ein. Automatisches Einsammeln aus Postfach und Ablage haben wir bewusst verworfen. Wer alles einsammelt, bekommt kein Gedächtnis, sondern eine Halde.
3. Was hineindarf, entscheidet eine einzige Frage. Ist dieses Wissen in zwei Jahren noch relevant, auch wenn das Projekt, aus dem es stammt, längst tot ist? Diese Frage ist der Türsteher, und sie ist der Grund, warum das Gedächtnis nach sechs Wochen 118 Seiten hat und nicht 1.180.
4. Erst besprechen, dann schreiben. Die KI liest die Quelle vollständig und geht zwei bis fünf Kernpunkte mit dem Menschen durch, bevor eine einzige Zeile ins Wiki geht. Bei Diktaten hält sie verdächtige Hörfehler fest und fragt nach.
5. Die Quellenseite fasst treu zusammen, ohne zu deuten. Bei mündlichen Erzählungen bleibt bewusst eine wortgetreue Rohdatei stehen, samt Versprechern. Zerlegen wäre schon Interpretation, und die gehört in die Wiki-Schicht, nicht in den Rohstoff.
6. Der eigentliche Unterschied: die Quelle wird eingearbeitet. Eine neue Quelle wird nicht abgelegt, sondern in typischerweise 3 bis 15 bestehende Seiten eingepflegt. Dort zählt ein Zähler hoch, der sagt, aus wie vielen Quellen diese Seite gespeist ist. Das ist unser Vertrauenssignal, und es ist ehrlicher als eine erfundene Prozentzahl: Heute stehen 80 Seiten auf einer einzigen Quelle, die dichteste auf 15.
7. Widersprüche werden sichtbar gemacht, nicht überschrieben. Wenn eine neue Quelle einer älteren Aussage widerspricht, setzt die KI einen markierten Kasten auf die Seite und zitiert beide Fassungen gegeneinander. Sie entscheidet nicht, wer recht hat. Ein Gedächtnis, in dem der jüngste Eintrag immer gewinnt, vergisst genau die Stelle, an der es interessant wird.
8. Ohne Katalog- und Protokolleintrag gilt ein Einlesen als nicht erledigt. Das steht wörtlich als harte Regel, ohne Ausnahme. Das Protokoll wird nur angehängt, nie geändert.
9. Bei einer Frage läuft eine feste Reihenfolge. Erst der Katalog, dann die Seiten, dann die Rohquelle, und erst ganz zuletzt lebende Systeme wie Postfach oder Kalender. Was live geholt wurde, muss als live gekennzeichnet werden. War eine Antwort echte Zusammenführung, wird sie als neue Seite zurückgeschrieben.
10. Alle zehn Einlesevorgänge ein Prüflauf, und der Mensch gibt frei. Ein Skript prüft das Mechanische, die KI das Inhaltliche. Umgesetzt wird nur, was ein Mensch freigibt. Vollautomatische Schreibzugriffe haben wir abgelehnt.

3 Was es gekostet hat, und was es gekostet hätte

Der ehrliche Teil zuerst, und er ist hier unangenehmer als bei den anderen Fallstudien: Von beiden Spalten ist keine gemessen. Rechts wissen wir, an wie vielen Tagen gearbeitet wurde, aber nicht, wie viele Stunden in diesen Tagen steckten. Eine Zeiterfassung gibt es nicht.

4 Was es spart, und was es kostet

Interessant ist nicht die Bauzeit, sondern was eine einzelne Frage kostet, wenn die Antwort im Kopf von jemand anderem liegt, und was sie kostet, wenn sie schon aufgeschrieben ist. Beide Spalten sind geschätzt, keine gemessen, denn dieses System zählt nicht mit, wie oft es benutzt wird.

Das ist nicht umsonst. Eine Quelle einzulesen kostet 20 bis 40 Minuten menschliche Aufmerksamkeit, und zwar nicht am Ende, sondern mittendrin: Kernpunkte durchgehen, Rückfragen zu Hörfehlern beantworten, freigeben. Wer diese Zeit nicht investiert, bekommt ein Gedächtnis, das sich selbst erzählt hat, was passiert ist.

5 Was wir dabei gelernt haben

• Der Vorgänger scheiterte nicht an der Technik, sondern an der Irrelevanz. Wir haben ihn nicht umgezogen, sondern abgeschafft, und daraus eine Bauregel gemacht: keine Zwischenschicht zwischen Agent und Dateien.
• Die größte Kurskorrektur steht heute noch drin, außer Kraft gesetzt statt gelöscht. Ein im Juli unterschriebener Beschluss wurde im August vollständig aufgehoben. Es wurde nichts umgeschrieben und nichts gelöscht: Das Dokument liegt im Archiv, behält seinen Dateinamen, damit alle Verweise weiter funktionieren, trägt den Status „außer Kraft“ und einen Kasten, der Absatz für Absatz benennt, was aufgehoben ist und was gilt. Ein Gedächtnis, aus dem man Irrtümer entfernt, ist kein Gedächtnis, sondern eine Selbstdarstellung.
• Die Pflege hängt am Auslösen, und genau da hängt sie bei uns. Die Regel lautet: alle zehn Einlesevorgänge ein Prüflauf. Der letzte protokollierte ist vom 8. Juli. Seither sind rund 60 Einträge dazugekommen und kein einziger Prüflauf. Wir haben ihn für diese Fallstudie laufen lassen: 7 Formatbefunde und 3 Querverweise, die ins Leere zeigen. Nichts davon ist dramatisch. Alles davon ist der Anfang von genau dem Verfall, gegen den das System gebaut wurde, und der Grund ist nicht Technik, sondern dass niemand den Lauf angestoßen hat.
• Ein Gedächtnis, das nicht abgeholt wird, veraltet leise. 25 Nachbarprojekte sind angeschlossen und markieren dauerhafte Erkenntnisse in ihrem eigenen Protokoll. Das funktioniert, solange jemand den Abgleich anstößt. Bei einem Projekt steht das Lesezeichen auf Ende Juli, während dort seither 100 weitere Einträge entstanden sind. Der Mechanismus ist in Ordnung, der Auslöser fehlt.
• Was sich nicht auflösen lässt, wird als unauflösbar geschlossen, nicht geraten. Aus einem Diktat kam ein Firmenname, den niemand mehr zuordnen konnte. Er steht heute als unauflösbarer Hörfehler auf der Quellenseite. Das sieht schlechter aus als eine glatte Seite und ist der einzige Weg, auf dem man ihr später noch trauen kann.

6 Was davon bei euch gilt

Unser Gedächtnis nützt euch nichts, es enthält unsere Kunden und unsere Irrtümer. Übertragbar sind drei Entscheidungen, und keine davon ist technisch.

• Trennt Rohstoff und Verarbeitung, und schreibt auf, wem was gehört. Solange ein Ordner sowohl Original als auch Bearbeitung enthält, weiß nach drei Monaten niemand mehr, was jemand gesagt hat und was jemand daraus gemacht hat. Diese eine Trennung ist mehr wert als jedes Werkzeug.
• Entscheidet vorher, was nicht hineindarf. Bei uns ist es eine einzige Frage: Ist das in zwei Jahren noch relevant, auch wenn das Projekt tot ist? Der Türsteher ist wichtiger als die Suchfunktion.
• Lasst Widersprüche stehen. Der Reflex ist, die alte Aussage durch die neue zu ersetzen. Genau dabei geht verloren, was euch später interessiert: dass ihr die Meinung geändert habt, und warum.