Fallstudie · KI bei uns selbst
Vom Klick auf der Website bis zur fertigen Rechnung
Über KI reden ist billig. Deshalb zeigen wir, was bei uns selbst läuft: die ganze Kette von der ersten Anfrage bis zur Rechnung, mit den Stellen, an denen bewusst ein Mensch sitzt, und mit dem, was dabei schiefgegangen ist.
- Projekt
- Vertriebskette der eigenen Website
- Werkzeug
Claude Code- Gebaut an
- 8 Tagen, verteilt über vier Wochen
- Gebaut von
- einer Person ohne Entwicklerhintergrund
- Stand
- August 2026, im täglichen Betrieb
8
Tage daran gearbeitet
aus der Git-Historie gezählt
40 bis 60
Entwicklertage klassisch, statt unserer acht
geschätzt, Rechnung offen
~90 Min.
weniger Handarbeit
pro Anfrage, geschätzt
Diese Kette läuft bei uns seit Monaten im Alltag. Sie fängt an, wenn jemand auf dieser Website einen Termin wählt, und sie hört auf, wenn eine Rechnung im Postausgang liegt. Dazwischen arbeitet die KI, und an zwei Stellen wartet sie auf einen Menschen.
Die Kette nimmt niemandem die Entscheidung ab. Sie sorgt dafür, dass jeder Schritt mit einem fertigen Entwurf beginnt statt mit einem leeren Feld.
1 Die Herausforderung
Ein Interessent trägt sich ein und will mit uns sprechen. Bis dahin ist alles einfach. Danach fängt die Arbeit an, und zwar jedes Mal dieselbe:
- einen Termin abstimmen, der beiden passt
- die Firma nachschlagen, damit man im Gespräch nicht bei null anfängt
- mitschreiben, und nach dem Gespräch das Wichtige festhalten
- ein Angebot zusammenstellen und per Mail schicken
- bei Zusage eine Rechnung schreiben
Nichts davon ist schwierig. Alles davon frisst Zeit, und zwar an genau den Tagen, an denen ohnehin Gespräche laufen. Die eigentliche Frage war deshalb nie, ob man das automatisieren kann. Die Frage war, welche Teile eine Maschine übernehmen darf, ohne dass die Gespräche schlechter werden.
2 Die Lösung, Schritt für Schritt
Neun Schritte. Sieben laufen von selbst, zwei sind mit Absicht Handarbeit.
- Drei Termine statt einer Kalenderansicht. Buchungsstrecken zeigen üblicherweise zuerst einen Monatskalender, und damit die Aufgabe, den eigenen Terminplan im Kopf nachzubauen. Wir fragen den echten Kalender ab und schlagen genau drei Termine vor, nach fester Regel: ein Vormittag und ein Nachmittag am ersten Tag, an dem beides frei ist, dazu ein Vormittag am nächsten freien Tag. Wem keiner passt, der bekommt darunter weiterhin die volle Monatsansicht.
Der eigentliche Unterschied ist dabei nicht technisch, sondern menschlich: Drei Vorschläge fühlen sich an wie jemand, der fragt, ob Montagvormittag passt. Ein Kalender fühlt sich an wie ein Formular, das man selbst ausfüllen soll. Das eine ist ein Angebot, das andere eine Aufgabe. - Buchen ohne Formularmarathon. Wer sich mit Google anmeldet, gibt gar nichts ein. Der Termin landet im Kalender, die Einladung kommt von Google selbst, samt Videolink und der Möglichkeit, mit zwei Klicks zu verschieben oder abzusagen.
- Der Kontext reist mit, der Lead legt sich selbst an. Die Antworten aus den fünf Fragen davor stehen im Kalendereintrag. Parallel entstehen Kontakt und Lead im CRM samt Verkaufschance. Auf dem Mac erscheint eine Mitteilung. Niemand tippt etwas ab.
- Die KI bereitet das Gespräch vor, ohne zu urteilen. Ein Agent recherchiert das Unternehmen im offenen Netz und legt eine Notiz am Lead an. Bewusst als Fragenverstärker gebaut: Kontext und belegte Haken, aber ausdrücklich keine fertigen Antworten und keine Vorab-Bewertung.
- Wir fragen, ob wir aufzeichnen dürfen. Am Anfang des Gesprächs, von Mensch zu Mensch. Ohne ein Ja läuft keine Aufnahme.
- Die Aufnahme endet, wenn das Gespräch endet. Ein Dienst gleicht alle 30 Sekunden Kalender und Aufnahme ab. Gestoppt wird nicht am Kalenderende, sondern wenn der Videoraum wirklich leer ist.
- Transkript, Zusammenfassung, zurück ins CRM. Lokal transkribiert, von der KI zu Situation, Aufgabe, Vorgehen und Ergebnis verdichtet, am Lead abgelegt. Mit dabei ist ein Feld, das sich im Alltag als das wertvollste herausgestellt hat: was der Gesprächspartner von sich aus über sich erzählt hat. Beim nächsten Termin weiß man wieder, dass der Umzug anstand oder wie jemand am liebsten kommuniziert. Das ist kein Nebenprodukt, sondern der Unterschied zwischen einem Anruf und einem Gespräch.
- Das Angebot kommt als fertiger Entwurf. Eine E-Mail, die auf das Gespräch eingeht und die wichtigsten Punkte auflistet, mit dem passenden Angebot im Anhang. Auf Mac und iPhone kommt eine Mitteilung, die direkt in den Entwurf führt. Ein Mensch prüft und drückt Senden. Passt es nicht, wird es von Hand gemacht.
- Sagt der Kunde zu, schreibt sich die Rechnung selbst. Zusage erkannt, Rechnung erstellt, E-Mail vorbereitet, Rechnung angehängt. Wieder Mitteilung, wieder prüfen, wieder Senden. Wir nutzen Lexware, aber daran hängt nichts: Dieselbe Kette funktioniert mit den meisten Buchhaltungsanbietern.
Warum zwei Schritte mit Absicht von Hand laufen
„Wir wollen nicht vollautomatisiert, sondern Unterstützung durch die KI. Wir wollen bestmögliche Unterstützung.“ Ein Modell versteht gelegentlich etwas falsch. Solange ein Mensch den Entwurf sieht, bevor er rausgeht, ist ein Fehler eine Korrektur von zehn Sekunden. Ohne diesen Blick wäre er eine E-Mail beim Kunden.
Florian Herrmann, der die Kette gebaut hat
3 Was es gekostet hat, und was es gekostet hätte
Der ehrliche Teil zuerst: Nur die rechte Spalte ist erlebt. Die linke ist gerechnet, und wir legen die Rechnung offen, damit jeder sie nachprüfen kann. Sie ist bewusst knapp geschätzt, also für jemanden, der so etwas schon gebaut hat und die Schnittstellen kennt. Wer sich in Kalender-, CRM- und Buchhaltungs-APIs erst einarbeiten muss, liegt deutlich darüber.
Ein Entwicklerteam
→ Rund 40 bis 60 Entwicklertage, also etwa zwei bis drei Personenmonate für eine geübte Person. Konzept, Abstimmung und Abnahme kommen obendrauf.
Eine Person, nebenbei
→ Kein Lastenheft, keine Abnahme, keine Schnittstellenabstimmung. Gebaut hat es der, der die Arbeit sonst von Hand gemacht hätte.
Was diese Zahlen nicht sagen
Sie sagen nicht, dass KI ein Entwicklerteam ersetzt. Sie sagen, dass der Abstand zwischen „das müsste mal jemand bauen“ und „das läuft“ kleiner geworden ist. Der größte Unterschied ist nicht die Tippgeschwindigkeit, sondern dass derjenige baut, der das Problem hat.
Und die Zahlen sind nicht gleich belastbar. Die acht Tage sind aus der Git-Historie gezählt, es sind aber Tage mit Arbeit daran und keine acht vollen Personentage. Die Entwicklertage sind unsere Schätzung. Die Stundensätze dagegen sind nachschlagbar: Ein Softwareentwickler verdient in Deutschland im Schnitt rund 65.000 Euro brutto im Jahr, mit Nebenkosten kostet er seinen Arbeitgeber etwa 79.000 Euro, was bei rund 1.600 produktiven Stunden auf die 50 Euro hinausläuft. Freiberufliche IT-Kräfte nennen im Freelancer-Kompass 2026 einen mittleren Satz von etwa 90 bis 95 Euro. Kein Angebot, das uns jemand gemacht hat, sondern Marktzahlen, die jeder nachprüfen kann.
4 Was die Kette pro Anfrage spart
Die Bauzeit ist einmalig. Interessanter ist, was jede einzelne Anfrage vorher gekostet hat und heute kostet. Auch das ist geschätzt, aber Schritt für Schritt aufgeschrieben, damit jeder die Rechnung prüfen kann.
Pro Anfrage
→ Rund 80 bis 120 Minuten, also anderthalb bis zwei Stunden.
Pro Anfrage
→ Rund 8 bis 13 Minuten. Das Gespräch selbst bleibt gleich lang.
Etwa anderthalb Stunden weniger Handarbeit pro Anfrage. Bei zehn Anfragen im Monat ist die Bauzeit nach wenigen Monaten wieder drin, und danach läuft es weiter.
Der Haken an dieser Rechnung
Gespartes Handwerk ist nicht automatisch gewonnene Zeit. Ein Teil davon geht in die Pflege der Kette zurück, und wenn etwas hakt, kostet die Suche nach dem Grund mehr als das Abtippen gekostet hätte. Der ehrliche Satz lautet deshalb nicht „wir sparen Stunden“, sondern: Die immer gleiche Arbeit ist weg, und was bleibt, ist die, die Urteilsvermögen braucht.
5 Was wir dabei gelernt haben
- Der Kalender ist die Hürde, nicht das Formular. Alle optimieren die Felder. Der teuerste Klick ist die Monatsansicht. Und sie kostet nicht nur Zeit: Wer einen Kalender vorgesetzt bekommt, sucht selbst. Wer drei Termine bekommt, wird gefragt. Automatisierung darf sich anfühlen wie ein Mensch, sie darf sich nur nicht als einer ausgeben.
- Ein Kalendereintrag sagt nicht, wann ein Gespräch vorbei ist. Anfangs stoppte die Aufnahme am Kalenderende. Dann lief ein auf 30 Minuten gesetzter Termin länger, die Aufnahme brach mitten im Satz ab, und ausgerechnet der Teil über Umfang und Preis fehlte. Die Zusammenfassung behauptete danach, Budget sei nie Thema gewesen.
- Jede Automatik braucht einen Not-Aus. Ein Schalter, der alles sofort anhält, und eine Obergrenze für den Fall, dass sich etwas verrennt.
- KI, die vorab urteilt, macht schlechtere Gespräche. Die naheliegende Idee wäre eine Vorab-Bewertung des Leads gewesen. Wir haben sie bewusst verboten.
Vorher war der Anfang jedes Schrittes ein leeres Feld. Heute ist er ein Entwurf.
Wo beim Persönlichen die Grenze liegt
Aufgenommen wird nur, was jemand selbst erzählt hat. Ausdrücklich ausgeschlossen sind Gesundheit, Psyche, Politik, Religion und private Finanzen. Fällt nichts Persönliches, bleibt das Feld leer. Diese Grenze steht nicht als guter Vorsatz irgendwo, sie steht als Regel in der Anweisung an das Modell, und sie ist der Grund, warum wir das Feld überhaupt verantworten können.
6 Was davon bei euch gilt
Die Kette selbst ist unsere, sie passt auf keinen anderen Betrieb. Übertragbar ist das Vorgehen: Nimm den Ablauf, der bei euch am häufigsten läuft, zerlege ihn in einzelne Schritte, und entscheide bei jedem Schritt getrennt, ob eine Maschine ihn vorbereiten darf oder ob dort ein Mensch bleiben muss.
Genau diese Entscheidung ist die eigentliche Arbeit. Das Bauen danach ist der kleinere Teil, und es ist der Teil, für den es heute Werkzeuge gibt.
Bewusst nicht Teil dieser Kette
- Eine Vorab-Bewertung, ob ein Lead sich lohnt
- Automatisch verschickte E-Mails an Kunden
- Eine KI, die im Gespräch mitredet
- Preise oder Angebote, die ohne menschlichen Blick rausgehen
Genau so gehen wir es auch bei euch an.
Weiterlesen
- Fünfhundert Briefe personalisiert recherchieren und drucken lassenFünfhundert Briefe, jeder mit einem eigenen ersten Satz
- Vom Homepage-Baukasten auf eine eigene Seite wechselnDiese Website: von der Baukastenseite zum eigenen System
- Firmenwissen so ablegen, dass es ohne den Einzelnen weiterlebtDas Firmengedächtnis: Wissen, das nicht mit einem Kopf verschwindet
- Vom Drehtag zum fertigen Video, ohne SchnittplatzDie Videoproduktion des eigenen Kanals
- Ein eigenes Sprachwerkzeug bauen, und woran es gescheitert istZwei Tasten, drei Gesten, zwei Betriebssysteme